Executive Assistant – en nyckelroll på Siemens

Arbetsuppgifter och tjänsten

Som Executive Assistant arbetar du nära Siemens svenska och tillika nordiska VD och stödjer VD i sitt uppdrag både administrativt samt i olika affärsaktiviteter och projekt. Du får en central, utmanande och omväxlande roll med stor insyn i företaget och eget ansvar i en internationell och dynamisk affärsmiljö.

I rollen som Executive Assistant ansvarar du för planering, kommunikation, förberedelser och uppföljning av möten och andra aktiviteter samt hanterar och prioriterar VD:s mail och telefonsamtal. Du blir fullt ansvarig för att koordinera kalender, mötes- och resebokningar, tillhandahåller nödvändig information inför möten samt sammanställer rapporter, mötesprotokoll och förbereder avtal. Rollen innefattar även produktion av presentationsmaterial, förberedelse av dokumentation och korrespondens samt hantering av löpande administration såsom exempelvis reseräkningar, inköp och personaladministration för VD:s direktrapporterande.

Förutom det administrativa ansvar som tjänsten innebär så kommer du att bli delaktig i vissa affärsbeslut, delta i och driva projekt och samarbeten inom företaget. Detta innebär att du kommer att ha ett stort antal kontaktytor inom såväl Siemens lokala som globala organisation. Du förväntas också att vid tillfälle följa med VD på resor och externa möten varför du behöver känna dig bekväm i representationssammanhang.

Tjänsten ställer höga krav på att du självständigt kan lyfta blicken och identifiera uppgifter och lösningar snabbt, att du arbetar proaktivt och är en erfaren och duktig koordinator/projektledare.

Erfarenhet, utbildning och person

Vi söker en engagerad och proaktiv person med flerårig erfarenhet av en liknande tjänst som assistent på exekutiv nivå alternativt att du på annat sätt har arbetat i en stödjande roll mot företagsledning i ett globalt företag. Ditt arbetssätt kännetecknas av hög servicenivå, flexibilitet och god vana av att kunna balansera strategiskt arbete med adhoc-uppgifter. Som person är du självgående med stor initiativförmåga, löser problem när de uppstår och har en ”can-do” attityd.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. För att passa för tjänsten behöver du ha lätt för att samarbeta och ha en naturlig fallenhet för att nätverka och bygga goda relationer med interna och externa kontakter. Du är strukturerad och organiserad, van att planera och prioritera ditt arbete och strävar efter att ”ligga steget före”. Då du kommer att bearbeta känslig information kräver rollen en hög grad av personlig integritet.

Vi tror att du har akademisk examen eller annan för tjänsten lämplig utbildning i kombination med relevant arbetslivserfarenhet. Förutom svenska talar du och skriver engelska obehindrat. Är du även tysktalande är det meriterande. Hög IT-mognad med goda kunskaper i MS Office är ett krav.

Vidare är det viktigt att du har en livssituation som tillåter ett delvis flexibelt arbetsschema och att du vid vissa speciella tillfällen har möjlighet att resa i tjänsten.